熊本の窓リフォーム専門店が作った連絡自動連携の裏側

2026.10.24

窓を替えてくらしを変える。
熊本と福岡で窓と玄関のリフォームを行っているフクシマ建材の福嶋智和です。

社長智和写真

日中は過ごしやすい時間も増えてきましたが、いかがお過ごしでしょうか。
窓や玄関のお困りごとでリフォーム会社へ連絡するとき、本当にちゃんと伝わっているだろうか、日程の連絡が忘れられたりしないだろうかと不安になる方もいらっしゃるかもしれません。
初めて問い合わせる会社であればなおさら、その後のやり取りがスムーズに進むかどうかは気になるところではないでしょうか。

私たちは窓やドアの工事を専門に行っていますが、工事の技術と同じくらい、お客様からいただいたご連絡を社内でどう受け止め、どう確実に動かすかを大切にしています。
頼りにしてくださったお客様の思いに対して、連絡の行き違いや日程の漏れがあってはならないからです。

DXとAIはお客様への時間をつくる道具

私たちが社内の仕組みづくりやDXを進めるのは、作業を効率化して、そのぶんお客様と接する時間をしっかり確保するためです。
今回は、Googleフォームに1回入力するだけでチャットやカレンダー、連絡先の3か所に同時に届く仕組みと、その開発を通して感じた道具づくりへの考え方についてお話しします。

お問い合わせの連絡漏れを防ぐ社内の仕組み
Googleフォームに1回入力するだけで3か所に届く
バージョン65まで繰り返した泥臭い試行錯誤
手作業で苦労したからこそ身についた基礎の力
まとめ

1 お問い合わせの連絡漏れを防ぐ社内の仕組み

フクシマ建材では、社内の連絡ツールとしてGoogleチャットを活用しています。
お客様からご相談をいただくと、お客様の案件ごとに専用のチャットスペースを作ります。
グループのような形で案件ごとの部屋を用意して、そこにやり取りの履歴、お見積書、現場の写真、ご契約書といったデータを集約しています。
こうしてお客様ごとにデータがしっかり溜まっていく形を作っておけば、これまでの経緯がひと目で分かり、誰が見ても対応の状況が分かるようになります。

お客様にとって、自宅のリフォームは大きなお買い物です。
相談してくださった連絡が社内で止まってしまったり、お約束の日程が間違って伝わっていたりしては、安心して工事を任せていただくことなどできません。
そこで、受付を行うスタッフの労力を大きく省きつつ、抜けや漏れが起きない体制を作ろうと考えました。

受付の負担を減らすことは、そのまま社内の生産性向上につながります。
私たちが生産性を上げる目的は、社内の作業を減らして、浮いた時間をお客様とのやり取りに使うためです。
余計な事務作業の手間を省くことで、お客様のお困りごとに向き合う時間を生み出しています。

2 Googleフォームに1回入力するだけで3か所に届く

Googleフォームに1回入力するだけの情報連携

そこで構築したのが、Googleフォームを入り口にした情報連携の仕組みです。
新しいお問い合わせをいただいた際、スタッフはGoogleフォームを開き、担当者、お客様のお名前、事前情報、ヒアリングした内容を画面から1回だけ入力します。

すると、たった1回送信ボタンを押すだけで、必要な場所に同時に情報が飛んでいきます。

・Googleチャットの問合せ専用スペースに、問合せ通知ボットが担当者の名前を挙げて、対応のお願いを流す
・Googleカレンダーに○○様内窓調査といった題名で予定が入り、場所の欄に住所がそのまま入る
・Googleの連絡先に、お名前や電話番号などの情報が社内の電話帳として登録される

フォームからチャット・カレンダー・連絡先への情報連携図

チャットにもカレンダーにも、顧客ID、お名前、住所、電話番号、メール、チャネル、必要な対応、問合せ内容など同じ14項目が並びます。

カレンダーへの自動登録例（個人情報はマスク済み）

チャットへの問い合わせ通知例（個人情報はマスク済み）

これまで業者さん向けには名刺アプリを使っていましたが、お客様からのお問い合わせ情報が、Googleフォームに入力するだけで社内の連絡先にきっちり登録されるようになったのは大きな成果でした。

そして、担当することになった社員は、お客様へご連絡をして、現地調査や詳しいヒアリングの日程が決まったら、カレンダーに自動で登録されていた予定をその決定日時に移動させるだけで済みます。
情報を何度も打ち直す必要がありません。
これまで打ち直しや転記に使っていた手間を、お客様へのご連絡やご案内に回せるようになりました。
ミスがない、忘れがない、そして手間がかからない。
この仕組みが動き出したときは、開発当時としては一番のヒット作になった気がします。

ミスと忘れと転記の手間を減らす仕組み

3 バージョン65まで繰り返した泥臭い試行錯誤

今でこそ当たり前のように使い続けていますが、これを作ったときは結構苦労しました。
まだAIエージェントと呼ばれるような仕組みがなかった時代のことです。
私はGeminiとChatGPTの2つのAIに相談し、セカンドオピニオンを取りながら、GAS（Google Apps Script）というプログラムのコードを書いてもらいました。

約65回のテストと修正を重ねた開発

AIにコードの候補を出してもらい、それを一個一個手作業で画面に貼り付けて動かしてみる作業（デプロイ）を地道に続けました。
画面とにらめっこしながら、現場で本当に使える形になるまで調整を繰り返します。

携帯の番号には必ずハイフンを入れること。
Googleカレンダーのマップのところにちゃんと住所が入力されること。
そうした条件を整えるため、テストを何十回と繰り返しました。

試行錯誤を重ねるうちに、確かバージョンは65ぐらいまでいったと思います。
開発には丸々1日、多分10時間ぐらいかかりました。

ようやく思い通りに動く一定のレベルに達し、開発したおかげで、今でも社内でずっと使い続けられる大切な基盤になっています。
エージェントがなかった時代ですが、開発して本当によかったと感じています。

社内のGoogleChat (チャット)にはこんな感じで届きます。
◯◯さん、担当お願いします
→ 承知しました＝👍️マークを押すのがルールです。

4 手作業で苦労したからこそ身についた基礎の力

現在の技術を見渡すと、Claude CodeなどのAIエージェントを使えば、こういった連携の仕組みも一瞬で作れてしまう時代になりました。
指示を少し出すだけで、裏側のコードまで自動で組み上げてくれます。
当時に比べれば、便利で効率的になったのは間違いありません。

それでも私は、AIエージェントが無かったあの頃に、自分で手作業を繰り返してよかったと思っています。
コードを貼り付け、エラーが出たら原因を考え、またAIに相談しながら直していく。
その試行錯誤があったからこそ、GASの動かし方や考え方、仕組みの基本的な知識が自分の頭の中にしっかりと身についた感覚があるからです。

手作業で身についた仕組みの基礎

だからこそ、最初からいきなりClaude CodeなどのAIエージェントにすべてを任せてしまうと、使う側の人間の中に知識や技術が蓄積しにくい。
そこがちょっと気になっているところです。

便利な道具を使うこと自体は素晴らしいことですし、私も日々新しい技術を取り入れています。
手作業で苦労した下地があるからこそ、新しい道具の良さも分かり、仕事の現場で本当に役立つ形へと活かしていけるのだと感じています。

自分で仕組みが分かっているからこそ、お客様からのお問い合わせの受け方を今も自分たちの手で直していけます。
AIに任せられる時代になっても、私たちがこうした道具や仕組みを使う目的は、お客様に向き合う時間を作り出すことにあります。

5 まとめ

お問い合わせが担当者に届かない、日程が伝わっていない、という行き違いを起こさないための仕組みです。
社内の連携を自動化することで、お客様とのやり取りを確実かつ丁寧に進められるようにしています。

この仕組みは、AIエージェントが無い時代に試行錯誤を何十回も重ね、手作業で組み上げたことで、社内の業務を支える基礎の知識となりました。
仕組みを理解しているからこそ、これからもお客様とのやり取りを大切にしながら、より安心していただける対応を続けていきます。
DXやAI化は、サービスを良くするために、お客様への時間を確保するための道具だと考えています。

窓を替えて、くらしを変える。

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